Política de Tratamiento de Datos Personales

01Identificación del Responsable

02Objeto y Alcance

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales (en adelante, la "Política") establece los términos y condiciones bajo los cuales FACTCIL SAS, en su calidad de Responsable del Tratamiento, recolecta, almacena, usa, circula, suprime y en general trata los datos personales de los usuarios del asistente virtual "Mariale" (en adelante, "Mariale" o el "Servicio").

Esta Política se aplica a todos los datos personales registrados en las bases de datos de FACTCIL SAS relacionadas con la prestación de servicios de asistencia administrativa para trabajadores independientes.

03Definiciones

Para efectos de esta Política, se adoptan las siguientes definiciones conforme a la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013:

• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
• Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
• Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato sensible: Datos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, tales como datos relativos a la salud, afiliaciones a sistemas de seguridad social, y datos biométricos.
• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
• Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

04Principios Rectores

El Tratamiento de datos personales se rige por los siguientes principios establecidos en la Ley 1581 de 2012:

4.1 Principio de Legalidad

El Tratamiento se realizará conforme a las disposiciones vigentes y aplicables que rigen el Tratamiento de datos personales.

4.2 Principio de Finalidad

El Tratamiento obedece a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.

4.3 Principio de Libertad

El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular.

4.4 Principio de Veracidad o Calidad

La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

4.5 Principio de Transparencia

Se garantiza el derecho del Titular a obtener información sobre el uso de sus datos personales.

4.6 Principio de Acceso y Circulación Restringida

El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución.

4.7 Principio de Seguridad

La información sujeta a Tratamiento se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

4.8 Principio de Confidencialidad

Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales están obligadas a garantizar la reserva de la información.

05Datos Personales Recolectados

FACTCIL SAS recolecta y trata las siguientes categorías de datos personales:

5.1 Datos de Identificación

• Nombre completo
• Tipo de documento de identidad (CC, CE, Pasaporte)
• Número de documento de identidad
• Fecha de nacimiento
• Nacionalidad

5.2 Datos de Contacto

• Número de teléfono celular (WhatsApp)
• Correo electrónico
• Dirección de residencia
• Ciudad y país de residencia

5.3 Datos Económicos y Laborales

• Ingresos mensuales
• Actividad económica
• Información sobre contratos de prestación de servicios
• Información sobre cuentas de cobro emitidas

5.4 Datos Sensibles (Afiliaciones a Seguridad Social)

• EPS (Entidad Promotora de Salud)
• Fondo de Pensión
• ARL (Administradora de Riesgos Laborales)
• Caja de Compensación Familiar
• Información de aportes y liquidaciones de seguridad social

5.5 Datos de Contacto de Emergencia

• Nombre completo del contacto
• Tipo y número de documento del contacto
• Fecha de nacimiento del contacto
• Fecha de expedición del documento del contacto
• Teléfono del contacto
• Correo electrónico del contacto
• Dirección del contacto

5.6 Datos de Transacciones

• Historial de servicios contratados
• Información de pagos realizados
• Facturas y comprobantes

5.7 Datos de Interacción

• Historial de conversaciones por WhatsApp con Mariale
• Preferencias de servicio
• Solicitudes y consultas realizadas

06Finalidades del Tratamiento

Los datos personales recolectados serán tratados para las siguientes finalidades:

6.1 Finalidades Principales

1. Prestación del Servicio

• Registro y creación de cuenta de usuario en Mariale
• Gestión de afiliación a entidades de seguridad social
• Liquidación y generación de planillas PILA
• Generación de cuentas de cobro
• Envío de recordatorios de vencimientos y obligaciones
• Procesamiento de pagos de servicios

2. Cumplimiento de Obligaciones Legales

• Reporte de información a entidades de seguridad social (EPS, Pensión, ARL, CCF)
• Presentación de planillas ante el operador PILA
• Cumplimiento de obligaciones tributarias
• Atención de requerimientos de autoridades competentes

3. Gestión Administrativa

• Facturación y cobro de servicios
• Atención de solicitudes, quejas y reclamos
• Gestión de devoluciones y correcciones
• Mantenimiento de bases de datos de usuarios

6.2 Finalidades de Marketing, Publicidad y Mejora del Servicio

Las siguientes finalidades están incluidas en la aceptación de los Términos y Condiciones. El Titular puede darse de baja de estas comunicaciones en cualquier momento:

4. Marketing y Publicidad

• Envío de información sobre nuevos servicios y funcionalidades
• Promociones y ofertas especiales
• Encuestas de satisfacción
• Programas de fidelización

5. Mejora del Servicio

• Análisis de uso y comportamiento del servicio
• Desarrollo de nuevas funcionalidades
• Estudios de mercado
• Evaluación de calidad del servicio

07Autorización del Titular

7.1 Forma de Autorización

La autorización para el Tratamiento de datos personales se obtiene de las siguientes formas:

1. Autorización Expresa Verbal: A través de la conversación de WhatsApp con Mariale, donde el Titular acepta explícitamente al escribir "Acepto" o similar, o mediante la lectura de los Términos y Condiciones y continuación con el servicio.
2. Conducta Inequívoca: Cuando el Titular, mediante acciones concretas (proporcionar datos personales, usar el servicio, realizar transacciones), permita concluir de forma razonable que otorgó su autorización.

7.2 Contenido de la Autorización

La autorización incluye:

• Identificación del Responsable del Tratamiento
• Tipo de datos personales que serán recolectados
• Finalidades del Tratamiento
• Derechos del Titular
• Carácter facultativo de la respuesta a preguntas sobre datos sensibles
• Identificación y datos de contacto del Responsable

7.3 Autorización para Datos Sensibles

Para el tratamiento de datos sensibles relacionados con afiliaciones a seguridad social, FACTCIL SAS solicita autorización expresa y previa del Titular, informando:

• El carácter sensible de los datos
• La finalidad específica del tratamiento
• El carácter facultativo de la respuesta
• Las consecuencias de suministrar o no los datos

El Titular puede en cualquier momento revocar la autorización para el tratamiento de datos sensibles, sin que esto implique efectos retroactivos.

08Derechos de los Titulares

De conformidad con la Ley 1581 de 2012, los Titulares de datos personales tienen los siguientes derechos:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a FACTCIL SAS
3. Ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos personales
4. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando no se respeten los principios, derechos y garantías; hayan cumplido la finalidad del Tratamiento; o por orden de autoridad competente
6. Acceder de forma gratuita a sus datos personales tratados

09Procedimiento para el Ejercicio de Derechos

9.1 Consultas

Los Titulares pueden consultar sus datos personales mediante correo electrónico a hola@mariale.co con asunto "Consulta de datos personales - Mariale". FACTCIL SAS responderá la consulta en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo.

9.2 Reclamos y Correcciones de Datos

Los Titulares que consideren que un dato específico en su perfil debe ser objeto de corrección o actualización, pueden presentar un reclamo que contenga:

• Nombre e identificación del Titular
• Descripción del dato específico que desea corregir o actualizar
• Hecho que da lugar al reclamo
• Dirección y datos de contacto
• Documentos que soporten la solicitud

Canal de recepción: hola@mariale.co — Asunto: "Reclamo de datos personales - Mariale". Término de respuesta: Máximo quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de recibo.

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al Titular dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Si transcurren dos (2) meses sin que presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

10Transferencia y Transmisión de Datos

FACTCIL SAS podrá transferir y/o transmitir datos personales a terceros en los siguientes casos:

10.1 Encargados del Tratamiento

FACTCIL SAS utiliza terceros proveedores para procesar datos personales. Los datos pueden ser compartidos con Encargados que proporcionan servicios tecnológicos y operacionales necesarios para la prestación del servicio, incluyendo pero no limitado a:

• Proveedores de procesamiento de pagos: Para autorización, procesamiento y liquidación de transacciones electrónicas
• Proveedores de mensajería y comunicaciones: Para envío de mensajes, notificaciones y comunicaciones con usuarios
• Proveedores de procesamiento de inteligencia artificial: Para análisis de datos y generación de respuestas conversacionales
• Proveedores de almacenamiento en la nube e infraestructura: Para alojamiento, respaldo y seguridad de datos
• Proveedores de seguridad social: Para afiliación, liquidación de aportes y gestión de planillas
• Otros proveedores tecnológicos: Necesarios para mejorar, mantener y optimizar el servicio

FACTCIL SAS se reserva el derecho de cambiar, adicionar o remover Encargados del Tratamiento en cualquier momento, según las necesidades operacionales, sin aviso previo. Los Encargados siempre cumplirán con estándares mínimos de seguridad e implementarán medidas de protección de datos equivalentes a las de FACTCIL SAS.

10.2 Terceros Autorizados

Los datos personales podrán ser transmitidos a terceros con el consentimiento previo del Titular para los siguientes fines:

1. Entidades de Seguridad Social: EPS, Fondos de Pensión, ARL, Cajas de Compensación Familiar, y operadores de sistema de afiliación
2. Instituciones Financieras y de Crédito: Bancos, cooperativas, empresas de crédito, y plataformas de financiamiento que ofrezcan productos o servicios financieros complementarios
3. Aseguradoras: Empresas aseguradoras que ofrezcan productos de seguros para trabajadores independientes
4. Proveedores de Servicios Complementarios: Empresas que ofrezcan servicios relacionados con contabilidad, asesoría fiscal, consultoría empresarial, o gestión administrativa
5. Fines Comerciales: Terceros seleccionados con los cuales FACTCIL SAS tenga acuerdos comerciales o alianzas estratégicas para la oferta de productos o servicios que agreguen valor al Titular
6. Autoridades Competentes: Cuando sea requerido por ley, orden judicial, o por requerimiento de entidades de fiscalización y control

Consentimiento: El Titular autoriza a FACTCIL SAS para compartir sus datos con terceros para cualquiera de los fines anteriores. En todos los casos se garantizará que los terceros cumplan con estándares de protección de datos equivalentes a los de FACTCIL SAS.

10.3 Condiciones de Transferencia

Todas las transferencias y transmisiones de datos se realizan bajo las siguientes condiciones:

• Contratos de confidencialidad con Encargados
• Verificación de cumplimiento de estándares de seguridad
• Limitación del uso de datos a las finalidades autorizadas
• Cumplimiento de la normativa colombiana de protección de datos

11Solicitud de Eliminación de Datos

11.1 Derecho a la Eliminación

El Titular tiene derecho a solicitar la eliminación de todos sus datos personales tratados por FACTCIL SAS en cualquier momento, sin necesidad de justificación.

11.2 Cómo Solicitar la Eliminación

Canal: Correo electrónico — Destinatario: hola@mariale.co — Asunto: "Solicitud de Eliminación de Datos". La solicitud debe incluir:

• Nombre completo
• Tipo y número de documento de identidad
• Número de teléfono registrado en Mariale
• Descripción clara indicando que desea la eliminación de todos sus datos

11.3 Página Web de Solicitud

Los Titulares también pueden usar el formulario en línea disponible en www.mariale.co/solicitar-eliminar-datos, donde encontrarán instrucciones detalladas y podrán enviar su solicitud directamente.

11.4 Plazo de Respuesta

FACTCIL SAS responderá la solicitud en un plazo máximo de cinco (5) días hábiles contados a partir de la fecha de recepción. La respuesta incluirá confirmación de recepción, descripción de los datos que serán eliminados, fecha estimada de eliminación y excepciones, si las hay.

11.5 Datos que Serán Eliminados

Cuando se apruebe la solicitud, se eliminarán los siguientes datos:

• Nombre y datos de identificación
• Información de contacto (teléfono, email, dirección)
• Datos económicos (ingresos, actividad económica)
• Información de seguridad social (EPS, Pensión, ARL, CCF)
• Datos de contacto de emergencia
• Historial de conversaciones con Mariale
• Información de servicios contratados
• Datos de transacciones y pagos

11.6 Limitaciones a la Eliminación

FACTCIL SAS NO podrá eliminar datos en los siguientes casos:

1. Obligaciones Legales: Información contable y transaccional requerida por el Código de Comercio durante 10 años, y datos relacionados con reportes ante autoridades tributarias
2. Seguridad Social: Registros de aportes a pensión, salud, ARL y cajas de compensación, e información requerida por operadores PILA y entidades de seguridad social
3. Procedimientos Legales Pendientes: Datos relacionados con disputas, litigios o investigaciones en curso, e información requerida por orden de autoridad competente
4. Cumplimiento Contractual: Datos necesarios para demostrar servicios prestados e información de respaldos o auditorías

En estos casos, FACTCIL SAS informará al Titular las razones específicas, el plazo de retención y opciones alternativas disponibles.

11.7 Confirmación de Eliminación

Una vez completada la eliminación, FACTCIL SAS enviará al Titular un correo de confirmación, relación detallada de datos eliminados, fecha en que se completó la eliminación e información sobre datos retenidos por razones legales (si aplica).

11.8 Derechos Posteriores a la Eliminación

Después de la eliminación de datos, el Titular no podrá acceder a su cuenta en Mariale, no podrá descargar información histórica y deberá registrarse nuevamente si desea volver a usar el servicio.

11.9 Recurso ante la Superintendencia

Si el Titular no está satisfecho con la respuesta a su solicitud de eliminación, puede presentar una queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) en www.sic.gov.co

12Medidas de Seguridad

FACTCIL SAS implementa medidas de seguridad técnicas, humanas y administrativas para proteger los datos personales:

Medidas Técnicas

• Encriptación de datos en tránsito y en reposo
• Autenticación de usuarios
• Control de acceso basado en roles
• Respaldos periódicos de información
• Monitoreo de seguridad

Medidas Humanas

• Capacitación periódica en protección de datos
• Acuerdos de confidencialidad con empleados y colaboradores
• Protocolos de respuesta a incidentes de seguridad

Medidas Administrativas

• Política de Seguridad de la Información
• Procedimientos de gestión de accesos
• Auditorías periódicas de seguridad
• Planes de contingencia

13Almacenamiento y Conservación de Datos

13.1 Ubicación de Servidores

Los datos se almacenan en servidores de Railway ubicados en USA (West Coast) mediante infraestructura en la nube. Railway cumple con estándares internacionales de seguridad incluyendo:

• SOC 2 Type II: Auditoría independiente de controles de seguridad
• ISO 27001: Sistema de Gestión de Seguridad de la Información
• Cumplimiento GDPR: Aunque los servidores están ubicados en USA, Railway proporciona un Data Processing Agreement (DPA) que cumple con regulaciones europeas
• HIPAA BAA: Disponible como add-on para requisitos de salud
• Encriptación: Datos encriptados en tránsito (TLS/SSL) a través de la infraestructura de Railway

Acuerdos de confidencialidad: FACTCIL SAS mantiene un Acuerdo de Procesamiento de Datos (DPA) con Railway que garantiza tratamiento seguro y confidencial de la información, medidas de seguridad física y lógica en los servidores, derecho a auditorías de cumplimiento y notificación en caso de brechas de seguridad. Documentación de referencia: DPA (railway.com/legal/dpa), Política de Privacidad (railway.com/legal/privacy) y Trust Center (trust.railway.com).

13.2 Tiempo de Conservación

Los datos personales serán conservados durante el tiempo que sea necesario para cumplir con las finalidades del Tratamiento, y posteriormente durante:

• Datos transaccionales y contables: 10 años (Código de Comercio)
• Datos de seguridad social: Mientras subsista la relación contractual y 5 años adicionales
• Historial de conversaciones: 2 años desde la última interacción
• Datos de marketing: Hasta que el Titular solicite su supresión o revoque la autorización

13.3 Supresión de Datos

Los datos serán eliminados cuando el Titular ejerza su derecho de supresión, se cumpla la finalidad del Tratamiento, hayan transcurrido los términos de conservación, o por orden de autoridad competente.

14Cookies y Tecnologías Similares

El sitio web de Mariale utiliza cookies y tecnologías similares para mejorar la experiencia del usuario, analizar el uso del sitio web, personalizar contenido y realizar campañas publicitarias. Para más información, consulte nuestra Política de Cookies disponible en www.mariale.co/cookies

15Modificaciones a la Política

FACTCIL SAS se reserva el derecho de modificar esta Política en cualquier momento. Las modificaciones serán comunicadas a través de aviso en el sitio web www.mariale.co, notificación por WhatsApp a usuarios registrados y correo electrónico a usuarios registrados. Los cambios entrarán en vigor a partir de su publicación, salvo que se establezca un plazo diferente.

16Vigencia

Esta Política de Tratamiento de Datos Personales rige a partir del 18 de mayo de 2026 y permanecerá vigente hasta que sea modificada o actualizada.

17Área Responsable y Contacto

18Aceptación

Al utilizar los servicios de Mariale, el Titular declara que:

• Ha leído y comprendido la presente Política
• Autoriza el Tratamiento de sus datos personales conforme a esta Política
• Conoce sus derechos como Titular de datos personales
• Comprende que puede revocar su autorización en cualquier momento